普通成人办理护照的基础材料较为简洁，核心包括符合《出入境证件相片照相指引》标准的近六个月免冠证件照、填写完整的《中国公民出入境证件申请表》以及本人有效居民身份证。
若处于居民身份证换领、补领期间，可提交临时居民身份证替代，多数办证窗口提供免费照相服务，无需提前自行准备照片。
未成年人办理护照需由监护人全程陪同，材料准备需兼顾身份与监护关系证明。
未办理居民身份证的未成年人，需提交本人户口簿;已办理身份证的则需提供身份证原件。
监护证明是关键材料，通常包括出生医学证明、载明亲子关系的户口簿或监护关系公证书等，同时需提交监护人的居民身份证或护照等身份证明文件。
若监护人无法陪同，需额外提交经公证的监护人委托书及陪同人的身份证明。
特殊群体办理护照需在基础材料外补充专属文件。
登记备案的国家工作人员，需提交本人所属工作单位或上级主管单位按人事管理权限审批后出具的同意办理证明，且证明需有负责人签名并加盖单位公章。
现役军人、人民武装警察及军校学员，需提交军官证、士兵证、警官证或军校学员证等相应身份证明，同时按要求提供单位审批意见。
护照申请的核心基础条件是申请人需具有中华人民共和国国籍，这是界定是否有权申请中国普通护照的首要前提。
同时，申请人需能提供真实有效的身份凭证，如居民身份证、户口簿等，无法证明身份的情况将直接影响申请资格。
申请目的需为非公务性质，包括定居、探亲、学习、旅行、商务活动等合法事由，因公护照则需按公务流程单独申请。
不同群体的申请条件存在细化差异，16周岁以上申请人需由本人提出申请，现场采集指纹信息;未满16周岁未成年人需由监护人陪同申请，监护人需出具同意出境意见及监护关系证明，如出生医学证明、户口簿等，国外出生的未成年人还需补充父母居留证件等材料。
登记备案的国家工作人员需额外提交单位按人事管理权限审批的同意出境证明，且证明需有负责人签名并加盖公章;现役军人则需按管理权限履行报批手续后，向部队驻地出入境管理机构申请。