1、法院在受理原告起诉时，向其送达举证通知书，指定举证时限;在向被告送起诉状和应诉通知书时，同时送达举证通知书，指定举证期限。当然，如果原被告双方对于举证期限协商一致，可经法院认可后确定;
2、原被告双方在举证期限内，按对方当事人的人数和法院的要求，向法院提供相关的证据材料副本及证据清单，并可以在举证期限内申请法院调取证据，进行证据保全，申请鉴定和勘验或增加、变更诉讼请求、提起反诉等;
3、举证期限届满或双方当事人举证完毕，法院可确定证据交换的时间、地点，通知双方当事人;
4、证据交换由主审法官主持，对当事人无异议的事实、证据记录在卷。对有异议的证据，让一方当事人进行辩认并可作简单的询问，或说明异议的理由记录在卷，但不能要求双方对异议证据进行详细的质证和辩论;
5、证据交换中，主持法官应组织双方当事人讨论确定案件争议的焦点，并记入笔录;
6、证据交换完毕，主持法官应当根据立案庭统一排定的日期确定开庭时间，并制作证据交换报告交合议庭其他成员查阅。报告应记明证据交换的经过，双方有争议和无争议的证据，以及所确定的案件争议的焦点等情况;7、确有必要进行再次证据交换的，应当通知当事人在指定的时间进行。
交换证据的时间应当确定在答辩期届满后，开庭审理前这一段时间。我国民事诉讼证据规则规定，交换证据的时间可以由当事人协商一致并经人民法院认可，也可以由人民法院指定。人民法院组织当事人交换证据的，交换证据截止之日举证期限届满;当事人申请延期举证，经人民法院准许的，证据交换日相应顺延。而行政诉讼中的交换证据，没有采用当事人申请的方式，所以，基本上排除了当事人协商认定交换证据时间的可能性。
证据交换制度是举证时限制度的重要组成部分，将证据交换的时间确定在庭审之前，符合举证时限的一般要求。人民法院组织当事人交换证据的，交换证据截止之日举证期限届满。但是需要注意的是，对于被告而言，应当在收到起诉状副本之日起10日内提供据以作出被诉具体行政行为的全部证据。被告不提供或者无正当理由逾期提供证据的，视为被诉具体行政行为没有相应的证据。被告因不可抗力或者客观上不能控制的其他事由，不能在上述规定的期限内提供证据的，应当在收到起诉状副本之日起10日内向人民法院提出延期提供证据的书面申请。人民法院准许延期提供的，被告应当在正当事由消除后10日内提供，逾期提供的，视为被诉具体行政行为没有相应的证据。这是我国行政诉讼制度对于被告举证的特别规定。没有将原告与被告作同等的举证时间上的限制，实际上加大了被告的举证时间负担。由于在举证时间与开庭审理之间存在一定的时间差，人民法院可以在此阶段选择交换证据的时间。但是，如果当事人因正当事由申请人民法院延期举证并且经人民法院准许的，证据交换日期可以顺延。这与民事诉讼证据的规定是相似的。如果在证据交换之日当事人仍然未能举证或者没有充分举证的，应当承担逾期不能举证以及未充分举证的法律后果。
证据交换是中国民事审判方式改革的产物。根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》的精神以及法院审判的实践，可以给证据交换下如下定义：证据交换是人民法院在审理民事案件时，根据当事人的申请或对于证据较多及复杂疑难案件，于答辩期满后，开庭审理前在审判人员的主持下，双方当事人将能够证明各自主张的所有证据进行交换。如在期限内不提出相关证据，则被视为放弃举证权利，从而固定、限制或撤销部分证据，明确案件争议焦点的诉讼活动的总称。
证据交换的适用范围包括案件适用范围和证据适用范围。证据交换的案件适用范围是指何种案件需要进行证据交换。在英美法系，证据庭前交换是一般原则，不交换则是例外。而在中国根据《若干规定》，举证时限制度是对所有案件普遍适用的，但庭前证据交换是作为一种例外来规定的，仅适用于证据较多或疑难复杂案件及当事人申请的案件。对于那些案情简单或证据不多的案件，除当事人申请，仅通过指定举证期限，一般就能固定证据和争议焦点，不必适用证据交换。《若干规定》未把证据交换作为民事诉讼普遍适用的规则，其出发点显然在于缩小证据交换适用的范围，达到提高诉讼效率的目的，但这种以案件简单或复杂为标准，确定证据交换适用的规定似有不妥。实践中案件的简单与复杂，证据的多与少，在证据交换前根本就无法确定，即使是适用简易程序的案件也有可能转为按普通程序审理。如果以此为界限，由审判人员在证据交换前就决定案件的简单与复杂，随意性太大。因此证据交换的适用应交由法律来管理，而不应由法官来管理。也即是说应当采用法定型的证据交换，而非申请型或法官裁量型的证据交换。应当将证据交换作为一般原则，而由法律明确规定不适用的案件范围。因此，《若干规定》对此的规定在司法实践中还有待进一步的研究。
关于证据交换适用的证据范围，《若干规定》未作明确规定。依据民事诉讼法及相关法规的规定，凡是与案件在事实上和法律上有关联的，将在法庭上使用的证据资料，原则上都应提交和交换。对一些不易复制，不能搬迁的证据，也要采取相应的固定证据的措施。对于证人则可以采取庭前双方相互询问证人，交换询问笔录等方式固定证人证言。对于涉及国家机密和商业秘密的证据资料，一般不适用证据交换，但应告知当事人该证据的名称及要证明的案件事实。