【对外投资】完善企业对外投资内部控制的主要方法对策
建立和完善内部控制制度
内部控制是管理现代化的产物,是一项与企业经营活动紧密相关的管理手段,因此,在具体设计内部控制时既不能闭门造车,也不能生搬硬套,而是应当在全面了解分析企业的经营活动的基础上,建立一套符合企业发展实际的内部控制制度。企业具体设计内部控制,应遵循以下原则:
1、相互牵制原则。每一项完整的经济业务活动,必须至少经过两个具有互相制约关系的控制环节方能完成。这就要求做到:一是不相容职务分离,授权进行某项经济业务的职务与执行某项业务的职务要分离,执行某项经济业务的职务与审核该项业务的职务分离,执行某项经济业务的职务与记录该项业务的职务分离,保管某项财产的职务与记录该项财产的职务分离;二是组织机构的相互控制,各组织机构的职责权限必须得到授权;每类经济业务在运行中必须经过不同的部门,在有关部门间进行相互检查;在对每项经济业务的检查中,检查者不应从属于被检查者,以保证被检查出的问题得以迅速解决。
2、效率原则。指设计的内部控制制度必须能够使各部门或人员必须紧密配合,各岗位和环节都应协调同步,各项业务程序和办理手续需要合理衔接,既要避免各种扯皮拖拉现象以保证经营管理活动的有效性和连续性,又要避免过于繁琐的程序形成内耗,最终影响企业的经营活动。效率原则是相互牵制原则的深化和补充。贯彻这一原则,尤其要避免只管牵制错弊而不顾办事效率的机械做法,而必须做到既相互牵制又相互协调,从而在保证质量,提高效率的前提下完成经营任务。
3、明晰性原则。企业应当按经营管理活动的需要,划分为若干个环节,并根据各个环节的需要赋予相应的工作任务和职责权限,规定操作规程和处理手续,明确纪律规则和检查标准,充分做到职责清楚,权利分明。要做到做事环环相扣,不扯皮,不推诿拖拉,奖罚分明,每个人都知道自己能做什么、该做什么,这样才能增加每个人的事业心和责任感,最大幅度提高工作效率。
4、成本效益原则。即在实行内部控制时,花费的成本要低于由此产生的收益,力争以最小的控制成本取得最大的经济效益。否则,即使再理想的内部控制也会因为成本过高而不会被采用。
企业在建立和完善内部控制制度的过程中,还须注意以下几方面问题:
1、强化内部管理,加大贯彻执行内部控制制度的力度。
2、内部控制制度还必须考虑到例外控制。内部控制一般仅针对常规业务活动而设计,如果企业发生未预料事项或不常发生的事项,仅针对常规业务活动而设计的常规控制将会失去效力,因此必须考虑以例外控制的问题。
3、正确处理好内部控制的灵活性、经济性及简便性的关系。企业内部控制应该具有足够的灵活性,使其能够适应不断变化的环境,以满足不同使用者的需要。
提高企业员工素质
内部控制制度重在执行,其中人的因素至关重要,再好的制度,最终还是由人来执行。即使是设计完整的内部控制制度也可能因执行人员的粗心大意、精力分散、判断失误以及对指令的误解而失效;也可能因有关人员相互勾结、内外串通或者是执行人员滥用职权、屈从外部压力而失效,最终造成内部控制制度仅限于挂在墙上,有名无实,单位内部管理依然失控。因此企业应注重提高企业员工的整体素质。
要提高企业员工的整体素质,应从以下几个方面入手。一是要首先提高决策层的素质。提高员工素质的提高固然重要,但是,更深层和更重要的在于决策者和经营管理者自身素质的提高。一个企业就象一个人一样,同样有性格,一个企业决策者的思维和行为特征将直接决定和影响下属和企业在公众中的行为印象。一只虎带领一群羊和一只羊带领一群虎的结果是不一样的,提高员工素质的前提必须是我们的决策者以及经营管理者首先全面提高自身的素质。
二是要引进人才。要不拘一格引进和使用各类人才,特别是要对在职的高学历人才,真正做到“以事业留人,以待遇留人,以感情留人”。对人才企业要为其积极创造实现自我价值和预定的目标的条件,从而使员工自觉将自己的前途与公司的命运紧紧地联系在一起。
三是要培养人才。不仅企业要成长,个人也要成长。把每位员工实现自身人生价值的过程,与公司的远景目标结合在一起,才能凝聚为企业发展源源不绝的强大动力。投入一定的资金人力进行多方面各层次的培训。
四是要尊重人才。在领导人才和被管理的人才之间,领导人才不能片面强调人才的工具性价值和社会价值。否则,就很难在尊重人的基础上尊重人才,甚至会把尊重人才与尊重人割裂开来。应以人为本,公平公正地对待人,体现对人的尊重、理解并极力实现人的全面发展。
五是要合理使用人才。企业市场行为的全部过程自始至终都体现着员工参与的主导作用。在这种思想的主导下,把激发员工的忠心和进取心放在首位,给大家营造出一个快乐舒心的工作环境,进而产生最佳的工作成果,已经成为企业长远竞争并取得优势的首要因素。六是要优胜劣汰。企业在激烈的竞争之中求生存、求发展,而个别的人就背道而驰,思想跟不上,小事不愿干,大事干不了,既无工作能力,又不努力学习和工作。企业应该采取相应的措施唤醒他们,不能总让他们素质差不合格,可以对他们采取岗位培训和内部换岗位的办法,使之达到双赢的目的。
对不可救药者可考虑应按优胜劣汰的机制进行淘汰。企业应把引进人才,培养人才和淘汰不合格人员,作为一项长期的工作,把人力资源的优胜劣汰形成企业的制度,坚持执行,企业才有生机和活力。拥有一定的优秀人才,同时根据单位实际出发,发现人才,培养可靠人才,充分合理使用人才,使用人才把分配与贡献挂钩,才能充分调动广大职工的工作积极性。员工综合素质提高了,心往一处想,劲往一处使,万众一心,克服困难,只有这样,企业才能保障对外投资内部控制制度的有效实施,从而降低投资风险,使企业获得投资收益。
应根据企业的具体情况,选择合适的决策控制方式。
一般来讲,偏向集权制的公司,领导者的个人意志在决策过程中所占地位比较重,往往很少采用成员集体的意见。集权导致了公司人心的分散,员工缺乏积极性和创造性。偏向分权制的公司,集团做出决策之前先征求成员的意见,最后综合得出最终的决策。这种控制方式有利于培养员工的创造精神,使某些困难的决策得到多种参考意见;但分权也容易产生以自我为中心,难以形成决策。企业应根据自身特点选择控制方式部分企业可采用两者兼并的方式,在一些涉及到关系企业生存的重大决策时,采用分权制,决策的制定必须要经过规定的程序和批准;而在一些应急预案方面就要集权决策,果断决定。
提高对投资决策风险的控制水平
企业投资决策风险的产生有很多原因,比如选择时机不对引起的风险、选择规模不当引起的风险、选择方向和类型不当所引起的风险。但总的来说,风险产生的原因有外部的也有内在的。首先,外在的因素主要包括国家的政策、体制、法律、市场变化四个方面。例如,国家的政策是引导企业投资建设的关键。为了避免大量的重复建设和建设投产后又遭到否决,企业在进行大规模的投资前应先了解国家政策的变化趋势,尽量绕开政策壁垒大的时候,降低风险。其次,内在的原因主要有决策机制不完善,责任制弱化等。有的管理者对市场行情并不了解,缺乏必要的知识结构和对项目的研究,仅凭个人热情进行决策,最后给企业带来巨大的损失。故企业在决策时也要运用科学的方法并遵循正确的程序,以市场为导向,充分关注企业内外部发现源,以科学为前提来做出决策,降低投资决策风险。