首先需明确个人档案的核心作用与记录原则，这是判断通报批评是否记入的基础前提。
个人档案是记录个人政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及遵纪守法、奖惩等情况的重要材料，其记录内容需遵循法定性、关联性、必要性原则，并非所有处分或处理都需纳入档案。
通报批评作为一种以公开形式进行的惩戒或警示措施，其是否记入档案，本质取决于该措施是否属于需长期留存、对个人发展有重要影响的纪律处分或正式处理，不同主体作出的通报批评，因性质与效力不同，档案记录规则也存在显著差异。
行政机关、事业单位对公职人员作出的通报批评，是否记入档案需区分政务处分类与日常管理类。
根据《公职人员政务处分法》，通报批评若属于政务处分的一种，或与政务处分同步作出，通常会记入公职人员的个人档案，作为其纪律表现的重要记录，对后续职务晋升、评优评先、考核等次等产生直接影响。
若仅是行政机关或事业单位在日常管理中，针对工作失误、效率低下等非违纪情形作出的通报批评，且未经过正式的处分审批程序，更多属于口头或书面警示，一般不会记入个人档案，仅在单位内部留存短期管理记录，不影响长期档案评价。
学校对学生作出的通报批评，档案记录规则与事由及处分等级紧密相关。
中小学阶段，针对学生轻微违纪的通报批评，多属于即时性教育警示，通常不记入学生学籍档案，仅在学校内部管理系统或班级记录中短期留存。
若针对严重违纪的通报批评，且与记过、留校察看等正式学籍处分同步作出，或本身属于学籍处分的组成部分，则会记入学生学籍档案，随档案流转至后续学校或用人单位。
高等教育阶段，学术不端、违法违纪相关的通报批评，无论是否伴随其他处分，均大概率记入学生档案，因其直接反映学生的学术诚信与道德品行，对考研、就业影响显著。