1. 提交书面退费申请
明确退费原因并提交书面申请，说明个人信息、缴费详情、退费理由及金额。申请需符合合同约定或法律规定的退费情形，口头申请易产生纠纷，书面形式可留存证据，保障后续维权顺利进行。
2. 提交相关证明材料
按机构要求提供缴费凭证、合同协议、身份证明等材料。材料需真实完整，涉及退学转学需补充对应证明文件。机构不得无故要求提供无关材料，拖延退费流程，材料不齐应一次性告知需补充内容。
3. 机构审核确认
机构对申请材料及退费资格进行审核，核查是否符合退费条件、费用核算是否准确。审核需遵循公平公正原则，依据《民办教育促进法》相关规定，对符合条件的予以确认，不符合的书面说明理由。
4. 协商退费金额及方式
审核通过后，双方协商确定退费金额、支付方式及到账时限。退费金额需扣除已提供服务对应的费用，按实际授课时长或服务进度核算。协商一致后可签订补充协议，明确各项约定避免后续争议。
5. 完成退费支付
机构按约定时间通过原支付渠道或双方约定方式返还费用。机构无故拖延或拒绝退费，权利人可向教育主管部门投诉，或依据合同提起诉讼，要求履行退费义务并承担相应责任。
退费到账时间优先遵循合同约定，多数情况下合同会明确约定审核及退费周期，通常为审核通过后15至45个工作日。合同未约定，需结合机构类型及退费原因合理确定，不得超出合理期限。
教育机构审核流程耗时是影响到账的主要因素，常规审核需3至7个工作日，复杂情形如涉及大额费用、多人集中退费等，审核时间可能延长，但需提前告知权利人具体时限。
支付方式也会影响到账速度，通过银行转账退费的，到账时间通常为1至3个工作日;通过第三方支付平台退费的，到账速度较快，一般1个工作日内可到账，特殊情况可能延迟1至2天。
如果机构逾期未退费，权利人可要求其说明理由并限期支付，同时主张逾期利息或违约金。协商无果的，可向教育行政部门投诉举报，或通过诉讼、仲裁等法律途径维权，督促机构履行退费义务。